Peamine erinevus - sekretär vs vastuvõtuametnik
Sekretär ja vastuvõtuametnik on igas organisatsioonis kaks olulist ametikohta, mille vahel saab rõhutada mõningaid erinevusi. Nendel kahel ametikohal on erinevad rollid, funktsioonid ja kohustused, mis on vastupidiselt levinud väärarusaamale, nagu oleks tegemist ühe ja sama tööga. Kui sekretär on pigem isiklik assistent või haldusabiline, siis administraator on esimene inimene, kellega organisatsiooni sisenedes kokku puututakse. Vaatame sekretäri ja administraatori ülesannete erinevust.
Kes on sekretär?
Oxfordi inglise sõnaraamatu andmetel on sekretär organisatsiooni haldusametnik, kes töötab tähtede sisestamisel, arvestuse pidamisel jne. Sekretäri ülesanded erinevad sõltuvalt organisatsiooni suurusest. Kui väikeses ettevõttes võib tal olla nii administraatori kui ka sekretäri topeltkohustusi, siis suurtes organisatsioonides on ta isik, kes korraldab oma ülemuse ajakava, võtab vastu kõik kirjad ja vastab neile, tellib tarvikuid, kavandab ülemusega kohtumisi, kirjutab olulisi kirju ja nii edasi.
Sekretäril peab olema keskkooli või samaväärne diplom ja kiire kirjutamisoskus. Paljud ettevõtted eelistavad palgata isikuid, kellel on sekretäritaseme täiendavate oskuste tunnistus. Liigugem nüüd vastuvõtutöötaja rollide mõistmiseni, et saada selge ettekujutus nende kahe erinevusest.
Kes on administraator?
Vastuvõtupidaja on tavaliselt kohustatud vastuvõtus inimesi tervitama ja suunama vastavalt vajadustele erinevatesse osakondadesse. Ta on ka inimene, kes peab osalema sissetulevatel kõnedel ja vastama küsimustele ning kuulama ka kaebusi. Inimesed, kes soovivad organisatsioonis olulise inimesega kohtuda, peavad selle inimesega kohtuma, et saada koosoleku kuupäev ja kellaaeg.
Kui helistate mõnele ettevõttele, on tavaliselt kuulda häält, mis on administraatoril. Vastuvõtutöötaja peab külastama kõiki külastajaid ning peab olema muljet avaldav meeldiva isiksuse, abistava hoiaku ja armsa häälega. Tal peab olema telefonietikett, et ta osaleks kõigis äriküsimustes ülimalt tõhusalt ja muudaks juhuslikud päringud tegelikeks klientideks.
Siis on selge, et sekretäri ja administraatori rollides, vastutusalas ja funktsioonides on suuri erinevusi.
Mis vahe on sekretäril ja administraatoril?
Sekretäri ja administraatori mõisted:
Sekretär: organisatsiooni haldusametnik, kes töötab kirjade sisestamisel, arvestuse pidamisel jne.
Vastuvõtja: inimene, kes tervitab kontorikülastajaid ja tegeleb nendega.
Sekretäri ja administraatori omadused:
Kohustused:
Sekretär: Sekretär korraldab oma ülemuse ajakava, võtab vastu kõik kirjad ja vastab neile, tellib varusid, määrab ülemusega kohtumisi, tippib olulisi kirju jne.
Vastuvõtutöötaja: Vastuvõtupidaja tervitab inimesi vastuvõtus ja suunab vastavalt vajadustele erinevatesse osakondadesse. Samuti peab ta osalema sissetulevatel kõnedel ja vastama küsimustele ning kuulama ka kaebusi.
Nõuded:
Sekretär: Sekretärioskuste tunnistus on vajalik.
Vastuvõtutöötaja: Spetsiifilisi oskusi pole vaja; aga üksikisikul peab olema meeldiv isiksus, abistav suhtumine ja armas hääl. Samuti peaks ta olema oma töös tõhus.
Pildi viisakus:
1. 32B sekretär laekur [üldkasutatav], Wikimedia Commonsi kaudu
2. Pariisist, Prantsusmaalt pärit Evan Benchi “vastuvõtjad” - retseptsioon. [CC BY 2.0] Wikimedia Commonsi kaudu
