Päevakord vs protokoll
Päevakord ja protokoll on koosoleku kaks kõige olulisemat koostisosa. Koosoleku korraldaja mõtleb palju asju, näiteks ajakava, ajastus, koht, külalised, koosoleku kava jne. Seetõttu on vajalik teadvustada päevakorra ja protokolli erinevusi.
Päevakord
Päevakord on sõna, mida kasutatakse koosoleku ajakava või programmi kirjeldamiseks. See on loetelu asjadest, mida tuleb koosoleku ajal teha või arutada. Iga korraldatud ametlik koosolek nõuab selle päevakava koostamist. On järjestus, milles päevakorrapunkte arutatakse koosoleku ajal ja koosoleku päevakorras mainitakse seda järjestust selgelt. Seda päevakava levitatakse külaliste vahel juba enne kohtumise saabumist, et nad saaksid kohtumise ajal arutatud teemadega tutvuda. Päevakava teine eesmärk on tagada, et osalejad valmistuksid vastavalt ja et nad ei satuks ootamatult.
Protokollid
Protokoll on termin, mida kasutatakse ametliku koosoleku ajal toimunud ametliku protokolli tähistamiseks. Need protokollid on kohtumise ajal toimunuks jäädvustatud ning meenutavad inimestele mõne aja pärast, kui nad unustavad. Need protokollid on kasulikud ka kõigile neile, kes ei saa koosolekul osaleda, kui nad õpivad tundma kõike, mis toimus koosoleku ajal. Protokoll sisaldab koha nimetust, koosoleku kuupäeva ja kellaaega ning kõigi koosolekul osalenute nimekirja. Need protokollid sisaldavad ka selle protokolli võtja nime.
Mis vahe on päevakorras ja protokollis?
• Päevakord on koosoleku ajakava ja ütleb sündmuste järjestuse koosoleku ajal, et külalised saaksid eelnevalt ette valmistuda.
• Protokoll viitab ametliku koosoleku toimumise ametlikule protokollile. Protokollid on olulised, et tuletada meelde koosoleku ajal toimunut tulevikus, kui inimesed seda unustavad.
